システムの効率化ってなに


前回システムって何で話に上げた、
自動改札口は効率化の身近な例ですが、
webやアプリだけで行う例を取り上げていきます。

すごく身近なところから始めると、
1.エクセルでデータ集計をしていて、
同じ作業を何度も繰り返すことってありませんか?
そういった作業は、マクロという機能を利用して、
同じ作業を自動的に処理することができます。

2.エクセルより、もう少し沢山のデータを扱い、
単一場所で
複数人でデータ入力が必要な場合は、
OFFICE製品のACCESSという簡易なデータベースソフトを利用すると
便利です。
今紙で管理しているとしたら、各自いろいろな書き方を自由にしてしまうと思いますが、
システムで日付なら西暦でしか受け付けないとしてしまえば、
データも統一されます。
これを応用して、
今までは手作業で見積書を書いていたものを、
沢山の商品データを元に、見積書を作る簡単なソフトなどを作ることもできます。

3.複数拠点で情報共有する、となると、
エクセルでは不便です。
データ共有する、データ入力も受け付ける、というシステムですね。

簡易なスケジュール管理であれば、
Google カレンダーやグループウェアなどを導入すれば対応可能ですね。
グループウェアは、グループで掲示板を持てたり、スケジュールを公開し合ったり、
メッセージをやり取りできるツールです。
https://calendar.google.com/calendar/
https://products.cybozu.co.jp/office/

それより、もっと高度に本日の注文数がいくつで、各種係数がいくつで、などの複雑な
情報入力が必要な場合は、kintoneのようなビジネスアプリプラットフォームを利用すると、
少しずつデータ共有ができて便利です。
https://kintone.cybozu.com/jp/

もちろんオリジナルでゼロからシステムを構築するということも良いかと思います。

4.業務システム
現状の仕事の流れとして、作業Aを行い、作業Bを行い、作業Cを行って初めて完了するんだけど、
これを作業Aで完了して効率化したい、という話があったとします。
こういった業務を整理して簡略化して効率化をするシステムは業務システムと言います。

このように、エクセルの自動化、
一台のPCでのデータベースの利用、
複数拠点でのデータ共有、
業務システムなど、
紙ベースで行っていては大変な労力が発生してましたが、
今やウェブベースで効率的に共有できるようになってきました。

これらのシステムであれば、全て弊社で対応可能です。
お気軽にお問い合わせください。

来週には新規事業の立ち上げのためのシステムについてお話します。